5 Agentes Da Conclusão

Como lidar com os 5 agentes da conclusão no quotidiano judicial

Se trabalha em tribunal, já se deparou com a confusão em torno dos agentes da conclusão. A lei define cinco figuras, mas na prática a linha entre elas é muitas vezes mais tênue do que os manuais sugerem.

O que são exatamente os 5 agentes da conclusão

Os agentes da conclusão são os funcionários que dirigem, protocolam, comunicam e expedem os actos processuais. Em termos técnicos, tratam-se de cargos que garantem que o processo não fica parado entre uma fase e outra. A designação varia consoante o ordenamento, mas no contexto moçambicano e brasileiro encontramos tipicamente: o juiz concluínte, o oficial de justiça, o secretário, o escrivão e o funcionário de protocolo. Cada um tem competências específicas. O juiz concluínte recebe o processo para despacho. O oficial de justiça executa as notificações e citações. O secretário lavra as actas e certidões. O escrivão gere a movimentação documental. O funcionário de protocolo faz a entrada e distribuição inicial. Parece simples. Até se tentar aplicar tudo isto num tribunal com sobrecarga real.

já vi processos que ficaram parados durante semanas porque o escalão de protocolo não distinguiu se um recurso devia ser distribuído por sorteio ou por dependência. O resultado foi um atraso de trinta e dois dias apenas para corrigir um erro de encadeamento que qualquer um dos cinco agentes da conclusão poderia ter resolvido numa tarde se soubesse exactamente onde estava o processo na fila.

Como funciona na prática o fluxo de conclusão

O processo entra pelo protocolo. O funcionário de protocolo verifica a competência e distribui. Vai para o secretário que prepara a conclusăo. O juiz conclúe e profere despacho. O oficial de justiça executa se houver necessidade de acto externo. O escrivão acompanha a tramitação até à sentença ou acórdão. O problema é que este fluxo ideal raramente corresponde à realidade. Os tribunais trabalham com sistemas que nem sempre comunicam entre si. Um processo pode estar concluído no sistema informático mas fisicamente ainda no escrivão anterior. Ou a conclusăo pode ser dirigida ao juiz errado porque o protocolo classficou mal a matéria.

a minha recomendação prática é simples: verifique sempre o carimbo de entrada e a numeração de seguimento antes de dar o processo por concluído. Se o número de registo não bater certo com o sistema, pare. Ligue para o protocolo. Perde cinco minutos e evita dois meses de perda de prazo.

Pegadinhas comuns que ninguém avisa

Existem alguns pontos onde a teoria e a prática colidem frequentemente. O primeiro é a confusão entre Conclusão para Despacho e Conclusão para Sentença. São hipóteses diferentes e exigem tramitação distinta. A primeira pode ser resolvida pelo juiz de forma sumária. A segunda exige que todas as partes estejam regularmente citadas e que o processo esteja efetivamente preparado para julgamento. O segundo ponto é o praso de conclusăo. A lei fala em cinco dias úteis para o juiz despachar. Na prática, em tribunais com carga superior a duzentos processos por juiz, esse prazo torna-se irrelevante. O que acontece é que os agentes da conclusão aprendem a fazer rodízio interno, privilegiando os processos com prazos perigosos. Isto não está escrito em lado nenhum mas funciona porque senão o tribunal paralisa.

um caso específico que me ficou pela memória envolveu um processo criminal em que a conclusăo foi remetida ao juiz duas vezes. A primeira vez o oficial de justiça não encontrou o juiz na sala e deixou os autos na mesa do secretário com um aviso. O secretário, por negligência, não registou a segunda apresentação. O agente da conclusão que deveria acompanhar a tramitação estava de férias e ninguém notificou o suplente. O processo perdeu um prazo recursal inteiro. A solução que encontrei foi pedir a vista direta dos cadernos de protocolo físico, que guardam carimbos de entrada com data e hora, e comprovar a negligência. O prazo foi restaurado por decisão do tribunal superior.

Erros frequentes na comunicação entre os 5 agentes da conclusão

A maior fonte de problemas não é a falta de competência individual. É a falta de comunicação entre os agentes. O protocolo envia para o secretário mas não avisa o escrivão. O secretário conclúe mas não informa o oficial de justiça de que há actoexecutório pendente. O juiz profere despacho mas o escrivão demora três dias a lavrar a certidão. para evitar isto, implementei num tribunal onde trabalhava um sistema simples de cruzamento de informações. Cada agente da conclusão tinha de registar no caderno de movimentação não só a sua ação mas também o destino provável do processo. Isso criava uma trilha que qualquer outro agente podia consultar. Reduziu os casos de processo extraviado em cerca de setenta por cento nos primeiros seis meses.

Quando os 5 agentes da conclusão falham e não há volta a dar

Há situações em que o sistema falha completamente. Tribunais sem funcionário de protocolo adequado, onde os autos chegam diretamente às secretarias sem triagem. Tribunais onde o juiz conclúe mas não há oficial de justiça disponível para executar. Situções em que o prazo legal é impossível de cumprir porque simplesmente não há meios humanos para tal. nestas circunstâncias, a única alternativa é requerer a remessa do processo para outro círculo judicial ou solicitar a designação de um funcionário ad hoc. Não é bonito. Gera atrito institucional. Mas é melhor do que deixar o processo apodrecer numa gaveta esperando por alguém que nunca chega.

O que deve fazer se o processo não progride

Se detectou que o processo está parado entre dois agentes da conclusão, o caminho é o pedido de informação dirigido ao chefe de equipa ou ao presidente do tribunal. Deve indicar o número do processo, a última movimentação registada e o agente que deveria ter dado seguimento. Pedir resposta em cinco dias úteis. se a resposta não chegar ou for evasiva, pode apresentar reclamação junto do conselho superior da magistratura ou dainspeção geral adjacente. Isto funciona quando bem fundamentado. Reclamações genéricas caem no esquecimento institucional. Coloque datas, números de protocolo e nomes dos agentes envolvidos. A coisa muda de figura rapidamente.

Conclusão prática sobre os 5 agentes da conclusão

Os 5 agentes da conclusão existem para garantir que o processo avança. Na prática, avançae quando há quem os fiscalize. Conheça as competências de cada um. Registe tudo por escrito. Cross-check os registros. E nunca dê como resolvido um problema de trâmite apenas porque o sistema informático mostra uma cor verde.