Como classificar conta de movimento no balancete
Você já deve ter visto aquela discussão nos fóruns de contabilidade sobre se dinheiro em banco é ativo ou passivo. A resposta curta é que banco conta movimento é ativo ou passivo depende de quem olha a operação e qual é o saldo. Na prática, quase sempre é ativo, mas tem uns casos chatos que vou explicar.
O básico que todo mundo já sabe (mas esquece)
Conta movimento é aquela conta corrente da empresa. Dinheiro entrando e saindo todo dia. No ativo, aparece como Caixa e Equivalentes de Caixa, linha 1 do ativo circulante. É o que a empresa usa no dia a dia pra pagar fornecedor, folha, imposto. Se o saldo é positivo, tá no ativo. Se virou negativo por algum motivo, aí começa a enrolação. Eu já vi contableiro novato ficar confuso quando a empresa fez cheque especial e o saldo ficou no vermelho. Aí ele ligou pra diretor perguntando se isso era ativo ou passivo. A resposta é que vira passivo, mas tem que classificar corretamente pra não bagunçar o balanceamento.
Quando vira passivo (o caso que ninguém conta)
Se a conta de movimento ficou negativa, ela migra pra passivo. Não é mais caixa, virou empréstimo de curto prazo ou descoberto bancário. Aí entra no passivo circulante, linha de fornecedores bancários. Isso acontece quando a empresa gasta mais do que recebe no dia e o banco cobre o buraco automaticamente. O problema é que muita gente deixa o saldo negativo rolar e não classifica errado. O sistema financeiro mostra como saldo negativo, mas na hora de fechar o balanço, você tem que mover essa linha do ativo pro passivo. Se não fizer isso, o ativo total não fecha com o passivo mais patrimônio líquido. Aí vem auditoria e pergunta por quê.
Eu tive esse problema há dois anos numa empresa de logística. O sistema bancário mostrou saldo de menos R$ 47.832,15 na conta movimento. Eu deixei no ativo porque achei que era só oscilação temporária. Quando fui fechar o balanço trimestral, o diretor chamou e perguntou por quê que o ativo não batia. Aí eu percebi o erro. Movi pra passivo e ajustei a linha de scoperto. Levou uns 15 minutos pra consertar, mas se não tivesse notado, podia ter virado processo administrativo junto com a auditoria externa.
Diferença prática entre ativo e passivo
No ativo, a conta movimento representa recurso disponível. É dinheiro que a empresa pode usar a qualquer momento sem multa. No passivo, é dívida com o banco. Tem juros, tem limite, tem data pra pagar. A diferença é que no ativo você controla, no passivo o banco te cobra. Muita gente confunde porque o extrato bancário mostra saldo negativo e acha que é normal. Não é. Saldo negativo é emprístimo do banco, não é mais dinheiro da empresa. Aí vira passivo circulante, linha de fornecedor bancário. Se deixar no ativo, o balanço não fecha.
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Como fazer a classificação corretamente
Primeiro, olha o extrato do dia. Se o saldo é positivo, tá no ativo. Se é negativo, tá no passivo. Depois, lança no livro razão. Conta 1010 é caixa, conta 2010 é empréstimo bancário. Se ficou negativo, move do ativo pro passivo. Se ficou positivo de novo, move do passivo pro ativo. É simples, mas tem que fazer todo dia. Eu uso uma planilha de conciliação diária. Colo os extratos, marco o saldo positivo ou negativo, e já classifiquei no sistema. Se o saldo ficou negativo, anoto na coluna passivo. Se ficou positivo, anoto na coluna ativo. Isso usualmente leva uns 10 minutos por dia, dependendo do volume de transações. Se não fizer isso, pode ter que passar 2 horas na conciliação no final do mês.
Pegadinhas que ninguém conta
Tem uns casos chatos. Primeiro, cheque pré datado. Você emitidio um cheque e ainda não compensio. O dinheiro ainda tá na conta, mas você já classificou como saída. Aí o saldo fica positivo, mas você acha que já gastio. Não é mais. O dinheiro ainda tá no ativo, mas a despesa ainda não saiu do passivo. Aí vem confusão no fechamento. Segundo, transferências em andamento. Você fez um PIX e o banco ainda não compensio. O extrato mostra a saída, mas o saldo ainda não abaixio. Aí você acha que já gastio, mas o dinheiro ainda tá no ativo. Não é mais. O banco pode cobrar IOF, taxa de transferência. Aí vira passivo, linha de taxa bancárias. Se deixar no ativo, o balanço não fecha.
Limitações desse método
Esse sistema de conciliação manual não funciona bem quando a empresa tem muitas contas. Se você tem 15 contas movimento, vai levar uns 30 minutos por dia pra conciliar. Se tiver 50 contas, pode passar 2 horas. Aí o sistema automatizado ajuda, mas tem que configurar corretamente. Se não fizer isso, pode ter que passar 4 horas na conciliação no final do mês. O problema é que o saldo negativo pode virar rotineiro. Aí o banco cobra juros todo dia. Se não negociar limite, pode ter que passar 2 horas discuten com gerente bancário. Recomendio usar financiamento de curto prazo se o saldo negativo virar constante. Isso usualmente corta o processo de 2 horas pra 15 minutos, dependendo do setup.
Alternativas se o método não funcionar
Se a empresa tem muitas contas movimento, o sistema automatizado ajuda. Tem software de conciliação bancária que marca o saldo positivo ou negativo automaticamente. Se não configurar corretamente, pode ter que passar 2 horas no setup inicial. Aí o processo de conciliação sai de 10 minutos por dia pra 2 segundos por dia, dependendo do volume. Eu já vi empresa que tinha 30 contas movimento e não conseguia conciliar. Aí eu configurei um sistema automatizado que marca o saldo positivo ou negativo automaticamente. Se não tivesse notado o erro, podia ter virado processo administrativo junto com a auditoria. Levou uns 2 dias pra configurar, mas depois o processo de conciliação saiu de 30 minutos por dia pra 5 segundos por dia, dependendo do setup.
Se o saldo negativo virar constante, o banco pode cobrar juros todo dia. Aí o custo financeiro aumenta. Se não negociar limite, pode ter que passar 2 horas discutindo com gerente. Recomendio usar financiamento de curto prazo se o saldo negativo virar rotina. Isso usualmente corta o custo de juros em 15%, dependendo do contrato.
