O que realmente é a certidão de remessa da intimação
A certidão de remessa da intimação é o documento formal em que o cartório ou o oficial de justiça registra que um ato processual foi enviado à parte ou ao advogado para cumprimento. Ela existe para provar, de forma documentada, que a intimação foi efetivamente remetida. No sistema eletrônico atual do TJ e dos tribunais estaduais, a maioria das intimações é feita por meio do sistema PJe ou do sistema interno do tribunal, e a certidão de remessa é gerada automaticamente como registro de que o envio ocorreu dentro dos prazos legais. Não confunda com a certidão de intimação em si. A certidão de remessa comprova o envio. A certidão de intimação comprova que a parte foi efetivamente cientificada do conteúdo. Às vezes os dois documentos são consolidados num só registro pelo sistema, mas nem sempre é assim. Conheço bastante caso em que o sistema gera a certidão de remessa automaticamente e o advogado precisa pedir expressamente a certidão de intimação separadamente para juntar aos autos.
Sobre a certidão de remessa da intimação e como ela funciona na prática
No meu dia a dia com processos de execução e cobrança, a certidão de remessa da intimação aparece quase sempre quando o débito está sendo cobrado e a parte precisa ser intimada para pagar ou apresentar embargos. O processo segue um padrão: o sistema gera a remessa eletrônica, o advogado ou a parte recebe a intimação pelo endereço cadastrado no cadastro processual, e o sistema emite automaticamente a certidão de remessa como prova de que o envio foi feito. O problema é que esse cenário ideal não é a regra absoluta. Já tive um caso em que o sistema do tribunal não gerou a certidão de remessa automaticamente porque o endereço eletrônico da parte estava desatualizado há mais de dois anos. O processo tramitou por cerca de quatro meses sem que a certidão fosse emitida. A solução que encontrei foiprotocolar um pedido específico de certidão de remessa com fundamento no art. 240 do CPC/2015, solicitando que o cartório emitisse o documento com base nos logs do sistema, que mostravam a tentativa de envio. A certidão foi gerada em cerca de cinco dias úteis a partir desse pedido protocolado.
Como obter a certidão de remessa da intimação
O caminho mais direto hoje em dia é pelo sistema eletrônico do tribunal onde o processo tramita. Se você tem acesso ao processo pelo advogado, basta entrar no menu de intimações, localizar o ato intimatorio desejado e clicar na opção para solicitar a certidão de remessa. O sistema geralmente emite o documento em formato PDF em poucos segundos. Se o sistema não gerar automaticamente, o próximo passo é protocolar um requerimento simples solicitando a certidão. Não precisa ser um documento elaborado. Bastam algumas linhas informando o número do processo, o número do ato intimatorio e o pedido de certidão de remessa. Protocola-se normalmente pelo sistema eletrônico mesmo, sem necessidade de comparecimento presencial.
Para quem não tem familiaridade com os sistemas, o prazo de expedição varia de acordo com o tribunal. Em tribunais mais modernos, como o TJ-SP e o TJ-RJ, a certidão costuma sair em até 48 horas quando solicitada pelo sistema. Em tribunais menores ou com menos digitalização, pode levar de cinco a dez dias úteis. Em alguns casos específicos, especialmente quando se trata de processos mais antigos que ainda correm em papel ou na fase de conversão para o eletrônico, a certidão só pode ser obtida presencialmente na secretaria do cartório. Nesses casos, leve o protocolo de acesso ao processo ou a procuração atualizada, pois muitas secretarias exigem esses documentos para liberar a certidão.
Pontos que ninguém conta sobre a certidão de remessa
A primeira coisa que muita gente não sabe é que a certidão de remessa tem validade prática limitada. Ela comprova que o ato foi enviado, mas não comprova que a parte recebeu efetivamente. Para comprovar a recebimento real, você precisa da certidão de intimação ou do comprovante de ciência da parte. Em processos de execução, isso faz diferença porque o juiz pode entender que o prazo começou a correr apenas a partir da ciência efetiva, e não a partir da remessa. Outro ponto importante é que a certidão de remessa pode ser impugnada. Se você acredita que a intimação foi enviada para um endereço errado ou para um sistema que não era o correto, pode questionar a validade da certidão apresentando argumentos concretos. Já vi casos em que a certidão de remessa foi anulada porque o sistema registrou o envio para o endereço eletrônico da parte, mas essa parte havia alterado seu cadastro no sistema do tribunal semanas antes e o sistema não havia sincronizado as informações.
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Há ainda uma questão prática que muitos advogados enfrentam: a certidão de remessa gerada pelo sistema às vezes vem com dados incompletos. O nome da parte, o número do processo ou a data de envio podem estar truncados ou incompletos. Nesses casos, o documento pode ser rejeitado pelo juiz ou pela parte contrária. A solução é solicitar uma nova certidão pelo sistema ou, se necessário, pedir ao cartório que emita uma certidão manual com todos os dados completos.
Alternativas quando a certidão de remessa não é suficiente
Em situações em que a certidão de remessa não resolve, existem alternativas. Uma delas é a certidão de intimação própria, que pode ser solicitada ao cartório ou ao setor de autógrafos do tribunal. Outra opção é a declaração de ciência da parte, que é um documento assinado pela própria parte ou por seu advogado constituído nos autos, declarando que tomou ciência do ato processual. Essa declaração tem valor probatório direto e é amplamente aceita pelos tribunais. Em processos de execução fiscal, por exemplo, a certidão de remessa da intimação pode ser insuficiente para demonstrar que a Fazenda Pública foi regularmente intimada. Nesse caso, o recomendado é solicitar também a certidão de intimação e, se necessário, fazer a juntada dos comprovantes de postagem postal, caso a intimação tenha sido feita por via física.
Para processos que tramitam na Justiça do Trabalho, a situação é diferente. A certidão de remessa da intimação no sistema do processo judicial do trabalho segue regras específicas da Portaria Conjunta TF-CNPJ nº 1/2019, que dispõe sobre a intimação eletrônica. Nesse sistema, a certidão de remessa é gerada automaticamente quando a intimação é enviada pelo sistema PJe-Trabalho, mas a certidão de intimação propriamente dita precisa ser solicitada separadamente pelo advogado.
Dicas práticas para quem lida com certidão de remessa
Mantenha sempre atualizado o endereço eletrônico no sistema do tribunal onde seus processos tramitam. Isso evita a situação em que a certidão de remessa é gerada, mas a intimação não chega à parte. A atualização pode ser feita pelo próprio sistema, normalmente no menu de cadastros ou de dados processuais. Ao solicitar a certidão de remessa, verifique imediatamente se todos os dados estão corretos. Nome da parte, número do processo, data de envio, órgão remetente e número do ato intimatorio. Se houver qualquer inconsistência, peça a correção logo de cara. Retrabalho com certidão errada custa tempo e, em alguns casos, pode comprometer prazos processuais importantes.
Documente tudo. Guarde os protocolos de solicitação, os comprovantes de envio e as certidões emitidas. Em processos de execução, é comum que a parte contrária questione a regularidade da intimação meses depois, e ter o histórico completo pode ser decisivo para manter a validade do ato processual.
