Quando você precisa resolver algo rápido e não quer perder tempo, saber quais são os três modos verbais é o básico que separa quem escreve com segurança de quem fica na dúvida o tempo todo. Vou ser direto aqui.
Quais são os três modos verbais na prática
Os três modos verbais são o indicativo, o subjuntivo e o imperativo. Sim, isso é tudo que a teoria diz. A coisa complica quando você vai usar.
No indicativo você afirma algo como fato. "Eu trabalho", "ela foi", "nós vamos". É o modo da realidade, do que aconteceu ou do que acontece de verdade. Eu já vi muita gente confusa quando o indicativo encontra o pretérito perfeito com o pretérito mais-que-perfeito. Em textos formais, essa diferença importa. Em conversação, praticamente ninguém se importa.
O subjuntivo é onde a maioria das pessoas tropeça. Ele expressa dúvida, possibilidade, desejo, hipótese. "Se eu soubesse...", "Quem sabe ela venha...", "É provável que chova". O subjuntivo nunca funciona sozinho. Ele precisa de uma oração principal que justifique a incerteza. Se você soltar um subjuntivo em uma frase declarativa simples, soa estranho e as pessoas olham torto.
O imperativo é o modo do comando e do pedido. "Faça isso", "Não fale", "Venha cá". Ele só existe para segunda pessoa do singular e plural (tu, vós) e para as formas de tratamento (você, vocês). Nos outros casos, a gramática norma usa o subjuntivo para funções que parecem de comando. "Que ele venha" é imperativo disfarçado de subjuntivo. Eu demorei pra entender isso nos meus primeiros anos redigindo contratos.
Como identificar e aplicar cada modo
Achei meu caminho pra isso revisando textos alheios. Quando eu lia algo e sentia que a frase estava "errada" mas não sabia explicar, eu analisava o verbo. A maioria dos erros vinha de subjuntivo mal posicionado.
Um problema real que eu encontrei: num relatório técnico, eu precisei dizer "Caso o sistema falhe, recomenda-se a reinicialização". Alguém corrigiu para "Caso o sistema falhe, recomenda-se que se reinicie o sistema". A correção estava certa do ponto de vista normativo, mas introduzia um "que" sobrando. O jeito foi reescrever como "Em caso de falha no sistema, execute a reinicialização". Mais claro, menos gramaticalmente poluído, e sem depender de conjunções subordinativas mal ajustadas.
A dica prática é simples. Antes de escrever, pense no que você quer dizer:
Fato real? Indicativo.
Hipótese, desejo, dúvida? Subjuntivo.
Ordem, pedido, conselho? Imperativo.
Isso economiza uns dez minutos de revisão por texto. Não é pouco.
Pegadinhas que todo mundo erra
O subjuntivo tem três tempos principais: presente, pretérito imperfeito e futuro. O presente do subjuntivo é o mais usado e o que mais causa erro. "Eu espero que ele venha" está certo. "Eu espero que ele vem" está errado. Esse erro aparece todo dia em e-mails corporativos.
Outra pegadinha: o imperativo afirmativo e negativo conjugam diferente. "Fala" é imperativo afirmativo. "Não fales" é imperativo negativo. A forma negativa do imperativo em "tu" usa o presente do subjuntivo. Muita gente acaba escrevendo "não falas" e cometendo um erro feio.
O indicativo tem oito tempos verbais. O subjuntivo tem três. O imperativo tem duas formas (afirmativo e negativo). Essa assimetria é útil como atalho mental. Se você não sabe qual tempo usar, prefira o indicativo. Ele raramente te trai.
Quando cada modo falha
Nenhuma regra funciona em todos os contextos. O subjuntivo soa artificial em textos técnicos onde a objetividade reina. O imperativo pode parecer agressivo em comunicações formais com superiores. Nesses casos, o indicativo + estrutura perifrástica resolve. "Sugerimos que se proceda à reinstalação" em vez de "Reinstale o sistema". É mais longo, mas evita conflito.
Se você quer apenas dominar o essencial, foque em reconhecer os três modos, saber quando usar cada um, e evitar confundir o imperativo negativo com o indicativo. O resto vem com prática. Eu passei dois anos fazendo isso antes de parar de corrigir o quê eu mesmo escrevia.