Organizando um rock fest music festival na prática
Você provavelmente já viu esses festivais no Instagram e acha que é só alugar um terreno e colocar uma grade no Facebook. A realidade é bem mais chata. Eu organizei um eventinho há uns anos atrás em São Paulo, algo pequeno, tipo 300 pessoas, e ainda assim precisei passar duas semanas correndo atrás de licenças que nem sabia que existiam.
O que todo mundo erra no começo
O primeiro erro é achar que o lineup resolve tudo. Não resolve. A ordem dos atos muda completamente como o público se comporta. Se você coloca a banda fechando às 23h e ela é mais pesada que o opening, vai ter gente brigando no portão porque saiu do parking lot às 22h30 e o trânsito ficou impossível. Coloque bandas de abertura com sonoridade mais limpa e que terminam até 22h no máximo. O resto é gestão de multidão. O som é o segundo problema. Eu já vi festival pequeno onde o PA tava tão mal calibrado que a voz do cantor sumia nos primeiros versos e só aparecia quando ele gritava. Isso acontece porque o engenheiro de FOH não teve tempo de soundcheck adequado. Todo ato precisa de pelo menos 45 minutos. Não negociável. Se você tem três bandas e um tempo de setup entre elas, calcule pelo menos três horas só de show efetivo, sem contar intervalo.
Outra coisa que ninguém te conta: a chuva não é um problema teatral. É logística pura. Se o palco principal é ao ar livre e começa a ventar forte, os monitores de palco viram antenas de feedback. Coloque screen winds no palco ou simplesmente não use monitors, use in-ear monitoramento. Achei caro na época, mas depois economizei com técnico extra de PA.
Orçamento real para um evento pequeno
Um rock fest music festival com capacidade de 500 pessoas em cidade média no Brasil custa entre 15 e 40 mil reais, dependendo da qualidade dos shows. Não é barato. As maiores frações do orçamento são sempre: aluguel de som e luz (30-40%), cachês dos artistas (25-30%), segurança e ambulância (15%), e licença ambiental quando existir (10%). O resto é impressão de material, corda para delimitar área, e água para o público que você esquece até o último minuto. Se o orçamento apertar, corte algo que não dá pra ver a olho nu. Reduzir iluminação é aceitável se as bandas tocarem de dia. Reduzir som é suicídio. Não economize no PA. É a diferença entre quem volta no próximo ano e quem não volta nunca.
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Uma dica prática que aprendi na marra: feche contratos com cachê fixo, não com percentual de bilheteria. Em eventos pequenos, a maioria das bandas prefere garantir R$ 800 ou R$ 1.200 fixos do que arriscar 20% de algo que pode não existir se o tempo estragar o fluxo de pessoas. Isso facilita seu forecasting também.
Licenças e burocracia
Depende da prefeitura. Em algumas cidades, evento com menos de mil pessoas não precisa de alvará de funcionamento, mas precisa de AVB (Autorização de Uso de Via Pública) se for em espaço aberto, e comunicação prévia ao corpo de bombeiros sobre lotação e rotas de fuga. Em outras, você precisa de licença ambiental mesmo para um terreiro no bairro. A regra geral é: ligue para a secretaria de cultura da prefeitura antes de qualquer coisa. Pergunte especificamente o que é obrigatório para evento musical ao ar livre com capacidade entre 200 e 1000 pessoas. Anote o nome do servidor e o protocolo. Quando alguma autoridadinha aparecer no dia do evento reclamando que não tem licença, você liga e pede o protocolo.
Segurança também é item que trava evento. A norma da maioria dos corpos de bombeiros exige um bombeiro por cada 100 pessoas, no mínimo, e pelo menos uma ambulância. Isso é caro. Se o evento for menor que 300 pessoas, em alguns municípios dá pra negociar com um socorrista certificado no lugar do bombeiro, mas isso varia muito. Consulte a legislação local antes de fechar o orçamento.
Quando não fazer o evento
Existe cenário em que a melhor decisão é simplesmente não fazer. Se você mora em cidade com população abaixo de 80 mil habitantes e o orçamento total é inferior a R$ 10 mil, o evento provavelmente vai dar prejuízo ou ser medíocre. Não existe mágica. Bandas decentes cobram mais que isso, e o som básico para 500 pessoas já custa metade do orçamento. Nesse caso, o caminho mais inteligente é ser curador de um open stage em parceria com um bar ou espaço cultural existente. Você monta o lineup, cuida da divulgação, e o espaço fornece energia, banheiro, e estrutura básica. Custo cai pela metade, risco também, e você constrói rede de contatos para o próximo ano.
O mercado de rock fest music festival no Brasil cresce devagar, mas cresce. O público de shows independentes não para de aumentar. Quem chega com planejamento sério e orçamento realista, não com sonhos vagos, costuma sobreviver e repetir o evento no ano seguinte.
