Desenho de processos as-is: o que todo mundo erra na hora de selecionar a alternativa incorreta
Você já viu uma pergunta dessas em prova ou certificação e travou porque todas as alternativas pareciam plausíveis. É normal. O desenho as-is tem nuances que a teoria não mostra com clareza.
selecione a alternativa incorreta quanto ao desenho de processos as-is:
Essa é uma pergunta que aparece com frequência em concursos e avaliações de BPM. A chave não é decorar definições, é entender o que o modelo as-is realmente representa na prática. Vou explicar pelo caminho contrário: mostro primeiro o erro comum, depois o conceito certo. O erro mais frequente é pensar que o processo as-is deve refletir como o processo deveria funcionar. Isso é completamente errado. O as-is é a documentação do estado atual, com todas as falhas, desvios, retrabalhos e caminhos informais que realmente existem no dia a dia. Se você desenhar um processo as-is bonito e organizado, você não fez um as-is, você fez um to-be disfarçado. Isso acontece o tempo todo em projetos reais. Já vi consultor desenhar um fluxo de aprovação em dez passos quando na prática o processo real era um papel que passava de mão em mão sem registro nenhum.
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Outro equívoco comum é achar que o as-is precisa ser perfeito em termos de detalhamento. Na verdade, o as-is deve capturar o suficiente para identificar gargalos e não o suficiente para se tornar uma obra de arte inalcançável. Um modelo as-is superdetalhado pode levar semanas para ser construído e ainda assim estar desatualizado na primeira semana de uso. Eu já perdi dois dias mapeando um processo de Solicitação de Compras que na prática era uma conversa pelo WhatsApp entre dois departamentos. O que resolveu foi fazer uma sessão de validação com os envolvidos e pegar apenas os pontos de decisão críticos, ignorando 80% dos fluxos que eu tinha inicialmente planejado documentar. Quando você selecione a alternativa incorreta quanto ao desenho de processos as-is, procure aquelas que afirmam que o modelo as-is deve ser otimizado, padronizado ou representar o estado desejado. Essas são claramente incorretas. O as-is é descritivo, não prescritivo. Ele responde a pergunta "como as coisas acontecem agora?", nunca "como deveriam acontecer?".
Uma armadilha menos óbvia é a crença de que o as-is deve ser feito exclusivamente por especialistas. Na prática, os melhores modelos as-is vêm de observação direta e entrevistas com quem executa o processo, não de análise de documentos formais. Os documentos muitas vezes mostram uma versão institucional do processo que não existe mais há anos. Me deparei com isso em um mapeamento de processo de RH onde o manual da empresa descrevia cinco etapas de contratação e na realidade o processo real tinha quatro etapas informais que nunca foram documentadas. A diferença entre o que estava no manual e o que acontecia no dia a dia era enorme e só ficou clara após horas de acompanhamento presencial. Também é incorreto afirmar que o processo as-is é estático e não precisa de revisões. Ele é um snapshot de um momento. Se houver mudanças organizacionais, ele precisa ser atualizado. Processos as-is que nunca são revisados viram documentos mortos que ninguém usa.
Em resumo, a alternativa incorreta é aquela que confunde a natureza descritiva do as-is com características prescritivas como otimização, padronização obrigatória ou representação do estado ideal. O as-is é o que é: o retrato atual, com defeitos e tudo mais.
